Am 15. Dezember 2014 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die höchstrichterliche Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) in Bezug auf die Anforderungen an den Beleg- und Buchnachweis von steuerfreien Ausfuhrlieferungen für allgemein anwendbar erklärt.

Als Unternehmer sind Sie von dieser Klarstellung betroffen, wenn Sie steuerfreie Ausfuhrlieferungen tätigen. Diese Umsätze sind sehr häufig bei Lieferungen, die über Handelsplattformen im Internet wie z.B. ebay abgewickelt werden, anzutreffen. Das (deutsche) Umsatzsteuergesetz befreit diese Lieferungen von der (deutschen) Umsatzsteuer weil es davon ausgeht, dass die gelieferten Waren regelmäßig im Empfängerland bei der Einfuhr mit (Einfuhr-) Umsatzsteuer belegt werden. Die Steuerfreistellung in Deutschland hängt dabei aber nicht von der Besteuerung im Ausland ab. Allerdings werden vom Gesetzgeber als Grundlage für die Steuerfreistellung der Buch- und Belegnachweis für die steuerfreien Ausfuhrlieferungen gefordert. Im vorliegenden Fall war u.a. strittig, zu welchem Zeitpunkt der Buchnachweis, also die Verbuchung des Geschäftsvorganges in der Finanzbuchführung, und wann der Belegnachweis, also der Rechnungsbeleg mit den erforderlichen Angaben zur Ausfuhrlieferung, vorliegen müssen. Das im BFH-Urteil unterlegene Finanzamt ist davon ausgegangen, das sowohl der Buchnachweis also auch der Belegnachweis zeitnah vollständig vorliegen muss und nicht nachgeholt werden kann. Der BFH hat nunmehr klargestellt, dass nur der Buchnachweis zum Zeitpunkt Ausfuhrlieferung vorliegen muss. Die Verbuchung dieser Geschäftsvorgänge soll also bis zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den entsprechenden Zeitraum erfolgt sein. In der Praxis könnte das problematisch werden, wenn z.B. Umsätze nachträglich von steuerpflichtig auf steuerfrei umgebucht werden, obwohl die Lieferung von Anfang an als steuerfrei behandelt wurde oder wenn die Umsätze aus Vereinfachungsgründen nur nach Zahlungseingang verbucht werden obwohl die Umsätze der Sollbesteuerung unterliegen. Wird hier die Monatsgrenze überschritten, sind diese Anforderungen nicht erfüllt. In Zusammenspiel mit den neuen, ab 01.01.2015 gültigen, GoBD die den Nachweis einer zeitnahen Festschreibung fordern, ergibt sich ein nur geringer zeitlicher Spielraum bei der Erfassung dieser steuerfreien Geschäftsvorgänge. Leider muss man davon ausgehen, dass die Überprüfung dieser Voraussetzungen auch bei umfangreichen Datenmengen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung durch die Prüfungssoftware in Sekunden erledigt ist. Eine Korrekturbuchung von bereits erfassten Vorgängen ist aber erfreulicherweise auch später zugelassen. Im Brennpunkt steht daher immer nur die erste Erfassung des Vorganges. Hier sollten Sie sicherstellen, dass zumindest die Rechnungsinformationen, also Betrag, Rechnungsnummer und -datum sowie Empfänger der Ware im Buchungssatz aufgezeichnet sind. Reine Zahlungseingänge ohne leicht nachvollziehbare Rechnungsangaben wie diese z.B. bei Dienstleistern wie paypal üblich sind, dürften diese Anforderungen ohne weiteres nicht erfüllen.

Viel praxisfreundlicher gibt sich der BFH bei der Frage nach dem Belegnachweis. Dieser muss nicht zum Zeitpunkt der Lieferung vorliegen. So dürfen z.B. Belege die die Ausfuhr bescheinigen (Frachtpapiere) oder auch die Zusammenstellung über die gelieferten Gegenstände (Lieferschein) auch noch später zugeordnet werden. Der BFH hat entschieden, dass dieser Belegnachweis auch noch im laufenden Finanzgerichtsverfahren, also ggfls. Jahre nach der Betriebsprüfung möglich ist. Je nach betrieblicher Organisation kann es sich hier anbieten, die Unterlagen so vorzuhalten, dass eine spätere Zuordnung problemlos möglich ist, ohne tatsächlich eine zeitintensive physikalische Zusammenführung durchzuführen. Schließlich ist es auch gut möglich, dass gar nicht alle Jahre der Buchführung Teil einer Betriebsprüfung werden.

Den genauen Fall und Wortlaut des BFH-Urteils vom 28.08.2014 können Sie unter dem Aktenzeichen „V R 16/14“ beim BFH online unter http://bundesfinanzhof.de/entscheidungen/entscheidungen-online nachlesen.

Weitere Informationen und Links zu den ab 01.01.2015 gültigen GoBD finden Sie auch in unserem Kurzbeitrag https://www.pahlundpartner.de/2014/11/24/neue-grundsaetze-zur-aufzeichnung-von-elektronischen-unterlagen-am-14-11-2014-gobd