Vorteile einer digitalen Belegbuchführung mit DATEV Unternehmen online

In Papier ertrinkenWenn Sie als Selbständiger oder als Unternehmen eine Finanzbuchführung erstellen, geschieht das häufig aus dem Blickwinkel der gesetzlichen Vorgaben. Dabei hat eine korrekte Buchführung einen viel höheren Nutzen als nur Basis/Grundlage für die Besteuerung zu sein. Wir möchten Ihnen hier eine Lösung vorstellen, mit der Sie die Pflicht zur Kür machen können und dabei noch die aktuellen Anforderungen der neuen GoBD erfüllen. Mit einer richtigen und vor allem aktuellen Buchführung haben Sie einen genauen betriebswirtschaftlichen Überblick über Ihre Unternehmung bzw. Selbständigkeit. Wie entwickeln sich wichtige Kennzahlen wie Umsatz, Rohgewinn und Ergebnis vor Steuern? Wie ist der Stand meiner Forderungen und Verbindlichkeiten? Mit welchen Einzahlungen und Auszahlungen muss ich in den nächsten 30 Tagen rechnen? Haben meine Steuervorauszahlungen die richtige Höhe? Darüber hinaus dienen aktuelle Zahlen als Basis für etwaige Prognosen bzw. Planungsrechnungen. Damit lassen sich zukunftsgerichtete Fragen beantworten. Sie können sich denken, dass sich diese Reihe noch endlos fortsetzen lässt. Auch wenn sich diese Fragestellungen nicht unbedingt täglich ergeben ist man gut beraten, zumindest die Grundlagen zu schaffen, in möglichst kurzer Zeit Antworten finden zu können.

Erledigen Sie die Buchführung einfach im vorbeigehen.

Unabhängig davon, ob Sie die Finanzbuchführung im Unternehmen selbst erstellen oder im Rahmen der Auftragsbuchführung bei einem Steuerberater erstellen lassen, hilft Ihnen das DATEV Unternehmen online dabei, Ihre Finanzbuchführung digital zu organisieren. Es werden den Anforderungen an die Geschäftsprozesse, also z.B. Zahlungen und Forderungsmanagement gleichsam mit den Anforderungen der ordnungsgemäßen Buchführung Rechnung getragen. Im Ergebnis sparen Sie Zeit bei der täglichen Bearbeitung Ihrer Belege und bereiten diese gleichzeitig für eine ordnungsgemäße Weiterverarbeitung im Rechnungswesen vor. Das DATEV Unternehmen Online bildet dabei die Plattform für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater oder, innerhalb des Unternehmens, zwischen den unterschiedlichen Abteilungen.

Und so funktioniert DATEV Unternehmen online im Detail:

Am Anfang steht der Beleg. Liegt dieser in Papierform vor, muss dieser durch einscannen in eine digitale Form gebracht werden. Je nach Belegumfang und Beschaffenheit bieten sich dafür unterschiedliche Lösungen an. Häufig kommen spezielle Rollenscanner oder aber größere Multifunktionsgeräte zum Einsatz. Hier sollten Sie nicht an der falschen Stelle sparen. Das richtige Gerät hat maßgeblichen Einfluss auf die Frage, wie schnell der tägliche Scanvorgang abgeschlossen wird. Rollenscanner sind oft in der Lage auch kleinere Belege wie etwa Parkscheine oder Tankquittungen zuverlässig zu digitalisieren. Zudem lassen sich diese Geräte zumeist platzsparend im Büro unterbringen. Bei schwierigen Belegen kann aber auch schon mal das Smartphone helfen. Ein gut belichtetes Foto auf dem alle Informationen des Beleges gut zu erkennen sind, eignet sich gleichermaßen als Grundlage für den digitalen Beleg. Allerdings verbrauchen Fotos in der Regel deutlich mehr Speicherplatz als die üblichen Schwarz/Weiß-Scans. Ein Farbscan ist in der Regel nicht erforderlich und der Gesetzgeber besteht nur auf Farbe, wenn diese einen eigenen Informationscharakter hat. Einfacher ist es, wenn der Beleg bereits in digitaler Form vorliegt. Dann wird die entsprechende Datei einfach zusammen mit den digitalisierten Belegen in ein Verzeichnis abgelegt und per Knopfdruck durch den DATEV Belegtransfer in den Posteingang von DATEV Unternehmen online übertragen. Dabei wird die über das Internet hergestellte Verbindung durch die Verwendung einer persönlichen DATEV Smartcard bzw. DATEV mIdentity abhörsicher abgesichert. Sobald die Belegbilder, die in Fachkreisen übrigens als Digitalisat bezeichnet werden, im Rechenzentrum angekommen sind, werden diese maschinell ausgewertet und um Indexinformationen ergänzt. Dadurch ist es möglich, dass wichtige Beleginformationen wie z.B. Rechnungsbetrag, -nummer und –datum bereits im System bekannt sind und nicht manuell erfasst werden müssen.

Digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen online

DATEV Unternehmen online ist nicht gleich DATEV Unternehmen online

Wie es ab hier weitergeht, hängt von der Ausprägung des DATEV Unternehmen online ab. Wird Ihre Buchführung mit Forderungen und Verbindlichkeiten geführt, Sie haben also Konten für Kunden und Lieferanten, arbeiten Sie mit der Belegverwaltung online und den Geschäftsbüchern online. Die Belegbilder werden dann nach Geschäftspartner als Ein- oder Ausgangsrechnung erfasst. Die erwähnte automatische Verarbeitung der Belegbilder hilft auch hier die Geschäftspartner automatisiert zu erkennen. Wird Ihre Buchführung als Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellt (sog. 4/3-Rechner), benötien Sie die Geschäftsbücher nicht und sie bearbeiten die neuen Belegbilder gleich in der der Anwendung Belege. Diese entspricht auch den aktuellen Programmdemos zu DATEV Unternehmen online auf der DATEV Webseite. Wie die Geschäftsbücher aussehen, kann Ihnen Ihr Steuerberater anhand von Mustermandanten vorführen. Dass es überhaupt unterschiedliche Lösungen gibt, ist dem technischen Fortschritt geschuldet. Die Anwendungen Belegverwaltung online, die Geschäftsbücher online und der Zahlungsverkehr online sollen in nächster Zeit durch die Anwendungen Belege und Bank abgelöst werden. Bis dato können aber die neuen Produkte noch nicht den vollen Funktionsumfang der Geschäftsbücher abdecken, bieten aber zum Teil neue interessante Funktionen. Wann genau die ‚alten‘ Anwendungen abgelöst werden ist nicht bekannt. Der bisher geplante Termin für Ende 2014 ist jedenfalls verschoben worden. Wer zum Jahreswechsel 2014/2015 umsteigen will muss sich die Frage stellen, welche Lösung hier die richtige ist. Dies lässt sich zuverlässig nur sagen, wenn im Detail geklärt wird, welche Funktionen zwingend benötigt werden. So stehen z.B. Zahlungsbedingungenen in den neuen Anwendungen nicht zur Verfügung. Auch bieten die Geschäftsbücher bei größeren Belegvolumina mehr Übersicht. Auch wer die DATEV XML-Schnittstelle online benötigt, wird noch auf die Belegverwaltung online zurückgreifen müssen. Hier ist der Steuerberater gefragt Sie bei der Auswahl zu unterstützen. Die Papierbelege können vernichtet werden.

In beiden Lösungen besteht nach der Erstbearbeitung der Belegbilder grundsätzlich die Möglichkeit, die Papierbelege zu vernichten. Dadurch entfällt die in der Regel 10-jährige Aufbewahrungspflicht für die Papierunterlagen. Dafür ist auf jeden Fall eine Strukturierung der Belegprozesse nach den Richtlinien von RESISCAN erforderlich. Auch hier hilft Ihr Steuerberater, die gesetzlichen Anforderungen durch die Umsetzung von RESISCAN in Ihrem Unternhmen zu erfüllen. Im Zweifel sollten Sie aber in Erwägung ziehen, die Belege zumindest in chronologischer Reihenfolge zu archivieren. Das geht am einfachsten im Pappkarton.

Für die nun folgenden Prozesschritte Zahlungsverkehr und Verbuchung im Rahmen der Finanzbuchführung wird nur noch das elektronische Belegbild herangezogen. Entsprechende Statusinformation, ‚Gezahlt‘ bzw. ‚Gebucht‘ werden genauso wie erforderliche Buchungsinformationen automatisch mit dem Belegbild verknüpft. Durch Übersichtslisten im DATEV Unternehmen online in den Anwendungen Belege oder in den Geschäftsbüchern online haben Sie einen Überblick über die noch offenen Rechnungen. In beiden Lösungen können Sie offenen Rechnungen mit einem Knopfdruck bezahlen und mit dem integrierten Zahlungsverkehr online bzw. der Anwendung Bank sofort über die gängigsten Sicherungverfahren elektronisch an Ihr Kreditinstitut übermitteln. Sehr empfehlenswert, weil besonders sicher, ist das EBICS-Verfahren. Aber auch verschiedene TAN-Verfahren wie Optical, Smart- und Chiptan werden abhängig vom Kreditinstitut unterstützt. Hat ein Beleg diese Prozesschritte erst einmal durchlaufen, muss er zur Wahrung der Aufbewahrungspflichten archiviert werden. Dieser Schritt ist im Unternehmen online schon nicht mehr nötig, da alle vorhandenen Belege automatisch auch archiviert sind. Es erfolgt lediglich gesammelt eine regelmäßige Festschreibung der Belege, um diese vor einer ungewollten Veränderung zu schützen. Über Suchfunktionen ist das Belegbild auch zukünftig innerhalb kürzester Zeit wieder verfügbar. Und das über die gesamte Aufbewahrungszeit von 10 Jahren. Um Datenschutz und Sicherheit Ihre Belegbilder kümmert sich das DATEV-Rechenzentrum während Sie sich um Ihre eigentlichen unternehmerischen Aufgaben kümmern können.

Das bringt die digitale Belegbuchführung mit DATEV Unternehmen online

Im Ergebnis erhalten Sie durch den Einsatz von DATEV Unternehmen Online die Möglichkeit Ihre Buchführungsbelege sehr zeitnah, sogar täglich, mit Ihrem Steuerberater auszutauschen. Dieser kann die Belege im gleichen Rhythmus verarbeiten und daraus umgehend weitere Auswertungen wie z.B. Fälligkeitslisten, Mahnungen oder Kostenstellenauswertungen erstellen. Auch der Monatsabschluss ist dann schnell gemacht. In der Praxis kann man davon ausgehen, dass die fertige betriebswirtschaftliche Auswertung bereits wenige Tage nach dem Monatswechsel vorliegt. Allein dieser Zeitvorteil kann den Einsatz von Unternehmen online schon rechtfertigen. Die Auswertungen werden vom Steuerberater digital im Unternehmen online bereitgestellt. Wer mit dem Controllingreport arbeitet bekommt diesen auf Wunsch als interaktive Version auf sein Tablet bereitgestellt. Aber auch die digitalen Versionen der Standardauswertungen wie z. B. der Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) sind ihren Papierversionen hoch überlegen. Denn innerhalb des DATEV Unternehmen online besteht die Möglichkeit über den Wertenachweis und das Kontenblatt die Zusammensetzung der BWA-Zahlen am Bildschirm bis auf den Beleg herunter interaktiv zu analysieren. Fragen nach unüblich hohen Raumkosten oder die auch beliebten ‚Sonstigen Kosten‘ sind damit ohne langwierige Rückfragen schnell aufgeklärt. Zeit ist ja bekanntlich auch Geld!

DATEV Unternehmen online. Gestern. Heute. Morgen.

Die DATEV entwickelt die Onlineanwendungen ständig weiter. Neben vielen kleinen Änderungen wird der nächste größere Entwicklungsschritt in der Integration der Geschäftsbücher in die Anwendung Belege bestehen. Im Frühjahr 2015 beginnt die Pilotphase für die Anwendung Reisekosten online. Damit verfügt dann DATEV Unternehmen online über eine weitere Verbindung in die Personalwirtschaft und das Programm DATEV Reisekosten classic/comfort. Neben der jetzt schon verfügbaren browserunabhängigen Erfassung der Reisedaten ist es geplant auch die Einreichung der Belege über Reisekosten online abzuwickeln. Wenn das Unternehmen dann bereits mit digitalen Belegen arbeitet reicht es aus, den fotografierten Tankbeleg einzureichen. DATEV Unternehmen online und RESISCAN machen es möglich – Die Zukunft ist digital!

Weitere Informationen:

Alles rund um das DATEV Unternehmen online finden Sie direkt bei der DATEV unter www.datev.de/unternehmenonline. Ihre Fragen beantworten wir auch gerne in einem persönlichen Gespräch, per E-Mail oder einfach per Telefon unter: +49 551 2707 4700